Om erklæringen
Alvia leveres av Docstream AS, org.nr. 983 526 101.
Denne erklæringen forklarer kort hvordan personopplysninger behandles når Alvia brukes, eller når noen er i kontakt med oss om tjenesten.
Roller
Docstream AS kan ha to roller:
Behandlingsansvarlig når vi behandler personopplysninger for egne formål, som kundeforhold, brukerkontoer, sikkerhet, varsling og support.
Databehandler når en kunde bruker Alvia til å behandle personopplysninger i egne dokumentgjennomganger. Da behandler vi opplysningene på vegne av kunden og etter kundens instrukser.
Når Docstream er behandlingsansvarlig
Vi kan behandle opplysninger som:
- navn, e-postadresse, telefonnummer, arbeidsgiver og rolle
- brukerkonto, tilgangsrettigheter og innstillinger
- innloggingsdata, IP-adresse, nettleser, enhetstype og tekniske logger
- kommunikasjon, henvendelser og supporthistorikk
- avtale- og fakturainformasjon
- nødvendige informasjonskapsler og tekniske opplysninger som trengs for at tjenesten skal fungere
Vi bruker opplysningene til å:
- levere, drifte og sikre Alvia
- opprette og administrere brukere og kunder
- sende invitasjoner, varsler og annen nødvendig informasjon om tjenesten
- følge opp support og henvendelser
- oppfylle avtaler og lovpålagte plikter
Behandlingen skjer på grunnlag av avtale, berettiget interesse, rettslig plikt eller samtykke, avhengig av hva opplysningene brukes til.
Når Docstream er databehandler for kunder
Når en kunde bruker Alvia til dokumentgjennomgang, er kunden normalt behandlingsansvarlig.
Dette kan omfatte personopplysninger i og rundt gjennomgangen, for eksempel:
- filer og dokumentversjoner
- kommentarer, markeringer og svar
- vurderinger og fullføringer i steg
- navn, e-postadresse, rolle og andre kontaktopplysninger for brukere, deltakere og kontakter
- invitasjoner, delingslenker og tilgangsinformasjon
Kunden bestemmer hvilke opplysninger som legges inn i Alvia, hva de skal brukes til, hvem som skal ha tilgang og hvor lenge de skal lagres.
Slik behandling reguleres av databehandleravtalen mellom kunden og Docstream AS.
Hvis en henvendelse gjelder opplysninger som en kunde har lagt inn i Alvia, skal den normalt rettes til kunden.
Underleverandører
Docstream bruker underleverandører for å levere, drifte og sikre Alvia.
Per i dag bruker vi blant annet:
- DigitalOcean for drift, database og fillagring
- Microsoft for e-postutsendelse og midlertidig dokumentbehandling via Microsoft Graph og SharePoint
- Google for analyse av bruk av Alvias offentlige nettsider gjennom Google Analytics
Vi inngår nødvendige avtaler med underleverandører som behandler personopplysninger på våre eller kundens vegne.
Hvis personopplysninger behandles utenfor Norge eller EØS, skal det brukes gyldig overføringsgrunnlag og nødvendige sikkerhetstiltak.
Informasjonskapsler
Alvia bruker nødvendige informasjonskapsler for innlogging, sikkerhet og grunnleggende funksjonalitet.
På Alvias offentlige nettsider kan vi, med samtykke, bruke Google Analytics for å forstå overordnet bruk av sidene og forbedre tjenesten. Dette omfatter ikke innloggede deler av Alvia eller delte dokumentgjennomganger.
Google Analytics settes ikke før du godtar analyse-informasjonskapsler. Vi bruker ikke Google Analytics til å sende dokumentinnhold, filnavn, e-postadresser, brukeridentifikatorer eller delingslenker.
Du kan når som helst endre eller trekke tilbake samtykket ditt via lenken «Informasjonskapsler» nederst på en offentlig side. Når du trekker tilbake samtykket, fjernes analyse-informasjonskapsler fra nettleseren.
Lagring og sletting
Vi lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålet de ble samlet inn for, eller så lenge vi må etter lov eller avtale.
Opplysninger som behandles for egne formål slettes eller anonymiseres når de ikke lenger er nødvendige.
Kundedata i Alvia lagres og slettes etter kundens instrukser, avtalen med kunden og databehandleravtalen.
Rettigheter
Når Docstream AS er behandlingsansvarlig, kan den registrerte be om innsyn, retting, sletting, begrensning eller annen oppfølging etter personvernregelverket.
Når Docstream AS er databehandler for en kunde, skal slike forespørsler normalt håndteres av kunden som behandlingsansvarlig.
Det er også mulig å klage til Datatilsynet.
Kontakt
Docstream AS
Org.nr. 983 526 101
E-post: [email protected]